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Vom Handschlag zum Mausklick: Präsenzveranstaltungen auf digitaler Wanderschaft

Townhall Meetings, Workshops, Onboard-Veranstaltungen, Vertriebsmeetings – wenn plötzlich alle diese persönlichen Formate nicht mehr möglich sind, was dann?

Immer mehr Unternehmen setzen - quasi zwangsläufig - auf digitale Kommunikationslösungen, tasten sich vor und entdecken dabei neue Ansätze des digitalen Dialogs. Webinare, 360° Rundgänge, VR- oder AR-Applikationen – das sind die Buzzwords, die Technik oder Software beschreiben, aber wenig aussagen über das, was man damit machen kann, sogar besser machen kann, aber auch besser nicht machen sollte, wenn es um Online-Formate geht.

Potential für neue Ansätze

Form follows function. Was heißt das in Zusammenhang mit dem Transfer von Präsenzveranstaltungen zu digitalen Veranstaltungsformaten?

Die Frage, die eingangs stehen sollte, ist beispielsweise die nach der Funktion und dem Ziel der Veranstaltung: Warum findet sie statt, was sind die Themen, wer nimmt daran teil, wo ist Dialog gewünscht und sogar erforderlich, wie findet eine Erfolgsmessung statt. Einmal ganz abgesehen davon, dass es ratsam ist, etablierte Veranstaltungsformate regelmäßig auf den Prüfstand zu stellen, eröffnen grundsätzliche Fragestellungen auch immer Potential für neue Ansätze und Optimierungen. Die Reflektion ist ein gesunder Prozess, um etablierte Formate generisch weiterzuentwickeln und an Veränderungen anzupassen.

 

Der Transfer von analogen zu digitalen Veranstaltungen

Ein naheliegender Ansatz bisherige Präsenzveranstaltungen in ein digitales Format zu überführen ist, die Redner als Livebild zu übertragen, während die Zuschauer sich über ein Konferenztool einwählen und den Worten und Präsentationen folgen.

Stoppen wir an dieser Stelle die Überlegungen, denn bereits hier treten die ersten Fragen auf: Wie lade ich die Mitarbeiter*innen ein, haben alle einen Zugang zum Konferenztool, wie trete ich vor der Kamera auf? Wie trete ich mit den Zuschauern in Dialog? Alles kein Hexenwerk, wenn man sich vorher mit diesen Herausforderungen beschäftigt und Kommunikationsprofis zu Rate zieht, um Fallstricke zu vermeiden und mit wenig Zeitverlust das digitale Veranstaltungsformat aufzusetzen. Zu empfehlen ist auch, selbst an Webinaren teilzunehmen, sie zu reflektieren und aus der Praxis zu lernen. Und natürlich üben, üben, üben. Für das Auftreten vor der Kamera haben wir 9 Tipps zusammengestellt als Pre-Check für das nächste Webcam-Meeting.

Setzen wir die Überlegungen zum Transfer von analog zu digital fort: Wie setze ich aktiv Dialog und Feedbackangebote ein, wie motiviere ich zur aktiven Teilnahme, wie hole ich Bedenkenträger ins Boot, wo gilt es Hemmschwellen bei den Teilnehmern zu überwinden. Spätestens hier wird deutlich, dass ein durchdachtes Konzept und eine gute Vorbereitung über Erfolg und Misserfolg einer Online-Veranstaltung entscheidet. Der Erfolg zeigt sich unter anderem darin, inwieweit es gelungen ist, die verschiedenen Möglichkeiten, Tools und Apps der Online-Kommunikation für das eigenen Konzept zu nutzen und eine positiv, engagierte und wirkungsvolle Meetingkultur zu etablieren.

 

„Das war doch die Veranstaltung im Wald!“

Ein zweiter, spannender Ansatz für digitale Veranstaltungen ist das Thema Storytelling und das Einbetten von Themen in eine Erlebniswelt.

Nehmen wir ein Beispiel: Eine Veranstaltung zum Thema „Nachhaltigkeit“ wird geplant. Doch statt der bisherigen Präsentation wird ein Konzept entwickelt, das das Thema im Umfeld von „Wald 2030“ kommuniziert. Bereits die Einladung, gestaltet als 360° Panorama eines Waldes, lässt an Infopunkten die Themen erkunden und macht neugierig. Auch die grafische Gestaltung und die Texte der Präsentation nutzen das Thema „Wald“ als Erlebnisraum: dichter Tannenwald, Brücken, ein Fluss, Weggabelungen – großflächige Fotos werden zu visuellen Ankern der Ideen, Inhalte oder des Lernstoffs.

Über Analogie und Metapher gelingt es eine hohe Aufmerksamkeit und Merkfähigkeit zu erzielen. Jeder hat das schon erlebt. In Aussagen wie „das war doch die Veranstaltung im Wald…“  zeigt sich, wie Stories sich einprägen und Erinnerungen abrufbar machen.

 

Know-how gibt es hier 

Sie möchten Konferenzen oder Präsentationen kurzfristig per Web-Konferenz aufbereiten? Das dann bitte noch für verschiedene Kenntnisstände und in mehreren Sprachen?! Oder Sie benötigen Tipps für Ihren Auftritt als Web-Moderator? Oder Sie möchten Web-Konferenzen als Kommunikationsangebot längerfristig etablieren?  

Die Experten von Sequentis Medien sorgen für Ihren gelungenen Auftritt.

Mit unserem kompletten Service, von der Planung, dem Aufbau, der Gestaltung bis hin zu Testläufen, gehen wir individuell auf Ihre Bedürfnisse ein, begleiten und entlasten Sie von Anfang an und begeistern Ihre Webteilnehmer.

Nehmen Sie „digitalen“ Kontakt mit uns auf! Wir freuen uns auf Sie und Ihre Herausforderungen und wünschen Ihnen in diesen Zeiten Zuversicht, Mut und vor allem Gesundheit. 

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Mirja Ng-Metzker

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Ich freue mich auf Ihren Anruf unter

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